Dass Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken, ist nichts Besonderes. Die wenigsten aber machen sich Gedanken darüber, dass sensible personenbezogene Daten so aus der Firma wandern. Und damit zum Datenschutz-Killer werden können. Unternehmer sollten ihren Mitarbeitern einige Regeln mit auf den Weg geben.
Personenbezogene Daten unbedingt schützen
Ein sensibles Thema im Home-Office sind personenbezogene Daten, die zum Beispiel auf Briefen oder anderen Schriftstücken zu finden sind. Denn wird zum Beispiel ein Probedruck oder ein Korrektur-Schriftstück nicht mehr gebraucht, wandert es auch im Home-Office ins Altpapier. Und genau da liegt das Problem. Denn wenn die Altpapier-Tonne zur Leerung auf der Straße steht, hat jeder Zugang zu Daten, die nicht jeder kennen sollte.
Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten oder sonst irgendwie Firmengeheimnisse beinhalten, müssen nach DSGVO rechtssicher entsorgt werden. Dazu ist verpflichtend ein Aktenvernichter der Sicherheitsklasse P3 nötig. Wer also seine Mitarbeiter ins Home-Office schickt, sollte darauf achten, dass Dokumente entweder gesammelt und im Unternehmen vernichtet werden oder der Mitarbeiter einen Aktenvernichter erhält. Dies gilt übrigens auch für Monteure, Außendienstmitarbeiter und andere mobil arbeitende Kollegen.
Mitarbeiter für den Datenschutz sensibilisieren
Diese Mitarbeiter für die Thematik der DSGVO zu sensibilisieren, gehört damit auch zu den Aufgaben der Vorgesetzten und Datenschutzbeauftragten im Unternehmen. Wer mich als externen Datenschutzbeauftragten engagiert, kann sicher sein, dass seine Mitarbeiter ordentlich unterwiesen werden. Sie lernen, worauf es ankommt und wie sie sich im Umgang mit sensiblen Daten angemessen verhalten.
Welche Anforderungen in einem privaten Umfeld für die Einhaltung der DSGVO zu erfüllen sind, dafür bin ich als Datenschutzbeauftragter für Sie da. Weitere Informationen zum Thema Home-Office: Altpapier im Homeoffice und Personenbezogene Daten im Home-Office.
