Derzeit bewerben sich wieder viel mehr Mitarbeiter bei den Unternehmen ohne dass eine Stelle ausgeschrieben wurde. Es treffen sogenannte initiative Bewerbungen ein. Im Gegensatz zu ausgeschriebenen Stellenangeboten gelten unterschiedliche Verfahrensweisen zur Einhaltung nicht nur der DSGVO.
Im Umgang mit personenbezogenen Daten wird die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung gefordert. In der Handhabe der Bewerbung muss aber auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) beachtet werden.
Zuerst sollte man bei Angeboten auf der Homepage oder in sozialen Netzwerken auf eine klare Definition für eine Stellenausschreibung achten. Sie haben Einfluss auf den Umgang einer erhaltenden Bewerbung.
Die initiative Bewerbung
Wird auf der Homepage ein allgemein gehaltenes Angebot zur Aufforderung einer Bewerbung beschrieben, handelt es sich nicht um eine klar ausgeschriebene Stelle. Bewerbungen darauf kann man als „initiativ“ bezeichnen. Sie haben keine aktuell zu besetzende Stelle, freuen sich aber auf Bewerbungen. Abgelehnte Bewerber haben darauf keinen Rechtsanspruch nach dem AGG. Senden Sie die Unterlagen mit einer Absage an den Bewerber zurück, können Sie die Daten löschen. Es besteht in der Regel keine weitere Maßnahme, da Sie keine personenbezogenen Daten speichern.
Die ausgeschrieben Stelle
Machen Sie auf der Homepage, in sozialen Netzwerken oder in Jobbörsen auf eine freie Stelle aufmerksam, so gelten andere Maßnahmen im Umgang mit Bewerbungen. Bei einer Absage hat der Kandidat aufgrund des AGG die Möglichkeit, gegen die Absage zu klagen. Deshalb sollten solche Bewerbungen maximal sechs Monate gespeichert werden.
Hier kommen dann aber eine Menge Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten und Einhaltung der DSGVO auf Sie zu. Wer hat Zugriff auf die Daten? Was gilt es zu beachten, wenn man die Bewerbung für spätere Stellenausschreibungen behalten möchte? Was gilt bei der Einstellung eines Bewerbers?
Viele Fragen dazu kann der Datenschutzbeauftragte beantworten. Welche Voraussetzungen dazu in Ihrem Unternehmen zu treffen sind, spreche ich gerne mit Ihnen ab.