Videokonferenzen sind seit Corona eines der am meisten genutzten Kommunikationsmittel. Sie bieten eine zeit- und kostensparende Möglichkeit, Informationen visuell und persönlich auszutauschen.
Bedingt durch Homeoffice will man die Kollegen mal wieder sehen. Telefonie geht meistens nur zu zweit, durch Anbieter von Video-Meeting-Software ist eine Teambesprechung kein Problem mehr. Das dabei auch personenbezogene Daten und die Sicherheit eine Rolle spielen, sollte nicht vernachlässigt werden.
Derzeit wird man mit Informationen um die Sicherheit und den Datenschutz rund um diese Tools erschlagen. Fast täglich kommen Nachrichten zu Sicherheitsrisiken einzelner Anbieter auf den Tisch. Dabei gilt es erstmal, nur ein paar einfache Regeln in der Auswahl der Software zu beachten.
Auswahl der Software
Die meisten Anbieter bieten inzwischen diese notwendigen Einstellungen:
- Das Meeting kann nur mit einem Passwort betreten werden
- Ein Warteraum, bevor der Teilnehmer in die Meetingraum durch den Organisator erlaubt wird
- Eine Sperrung des Meetings für neue Teilnehmer nach einer gewissen Zeit
Sind diese Voraussetzungen durch die Software gegeben, sind die wichtigsten Hürden für die Auswahl der Software überwunden. Es gibt weitere Vorgaben, die aber dann individuell auf den Einzelfall zu prüfen sind.
Was Organisierende beachten sollten
In Bezug auf die DSGVO sind datenschutzrechtliche Voraussetzungen für die Teilnehmer von Video-Meeting zu erfüllen. Insbesondere bei Meetings, die nicht innerhalb des Unternehmens geführt werden, sind besondere Kriterien zu beachten. Werden personenbezogene Daten für die Durchführung der Meetings an die Eingeladenen verteilt, müssen die Betroffenenrechte nach Art. 15-22 DSGVO berücksichtigt werden.
Es geht also zum Beispiel nicht, Namen und andere persönliche Informationen ohne Erlaubnis an alle Teilnehmer zu versenden. Dies muss vorher schriftlich mit Zusage des Teilnehmers geklärt werden.
Wird das Meeting oder Teile davon aufgezeichnet, so müssen die Teilnehmer dem vorher zugestimmt haben. Dies gilt in allen Bereichen!
Hinweise für Teilnehmer
Für die Meetings gilt: Setzen Sie sich vor einen neutralen Hintergrund. Büroschränke, in denen beschriftete Ordner stehen, sind zu vermeiden. Sorgen Sie für eine ruhige Atmosphäre. Achten Sie auf die Geheimhaltung im Raum, das gilt auch für Familienangehörige. Ist Ihre IT entsprechend sicher? Siehe hierzu auch mein Beitrag zu Sicherheit im Homeoffice.
Weitere Unterstützung
Für die Durchführung von Videokonferenzen stehe ich als Datenschutzbeauftragter gerne zur Verfügung. Wer sich durch den Dschungel an Informationen kämpfen möchte, dem stehen nachfolgende Links mit vielen weiteren Hinweisen zur Verfügung.
Kompendium Videokonferenzsysteme
Kompendium des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
Stand: April 2020, 173 Seiten, PDF
Praxishilfe Videokonferenzen und Datenschutz
Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V.
Stand: April 202, 17 Seiten, PDF
Nutzung von Messenger- und Videokonferenzdiensten in Zeiten der Corona-Pandemie
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Stand: April 2020
Leitfragen zur Beurteilung von Angeboten
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Stand: April 2020